1. ankomst
= Først og fremmest skal informationerne kunne nå ud til alle de mennesker, de skal nå ud til.
Den første delproces er så enkel, at den får alt for lidt opmærksomhed - selv om resten af kommunikationsprocessen står og falder med den. I praksis er dette også den hyppigste årsag til, at regler eller værktøjer ikke overholdes eller anvendes: Folk kendte simpelthen ikke til dem. Her afhænger det af målgruppen, den tilsvarende organisation og den korrekte anvendelse af forskellige medier.
Tips:
Især brugen af whistleblower-systemer berører generelt et enormt antal forskellige grupper af mennesker: Medarbejdere, leverandører, kunder osv. Som virksomhed skal du sikre, at du kommunikerer på forskellige kanaler, så du kan nå alle.
Hvis du f.eks. skriver en rundskrivelse, der annoncerer og forklarer whistleblower-systemet, når denne information ofte ikke frem til steder, hvor der kun arbejdes lidt eller slet ikke arbejdes med computere, eller hvor flere personer deler en e-mail-konto. Dette er ofte tilfældet på værkstedet. Hvor dejlig og nyttig digitalisering end kan være, er analoge medier, såsom opslag på opslagstavler, primært værdifulde her.
2. opfatte
= Oplysningerne skal opfattes, dvs. de skal ses, læses eller lyttes til.
De mest almindelige problemer her er det afskrækkende visuelle udseende, manglende tid eller manglende følelsesmæssig appel. Det drejer sig derfor om at få modtagernes opmærksomhed og få dem til at beskæftige sig med indholdet af informationen i første omgang.
Tips:
Hvis du f.eks. ønsker at skrive en vejledning om whistleblower, skal du afholde dig fra at bruge sort-hvide tekster, som også er meget lange. Disse bliver kun læst med modvilje og også kun sjældent. Brug i stedet farver, grafik og evt. en "fængende" overskrift. Prioritér og forkort indholdet (drastisk), så man ikke skal bruge for mange kræfter og tid på at læse.
Desuden har talrige undersøgelser vist, at folk er bange for udtrykket "whistleblower" eller "whistleblower" alene, fordi de forbinder det med Edward Snowden, oplysning og alvorlige konsekvenser. Omgå om muligt disse negativt ladede udtryk i din kommunikation og omskriv dem og fremhæv hellere de fordele, som et sådant system kan have. F.eks. beskyttelsen af medarbejderne og virksomheden eller muligheden for (endelig) at kunne slippe af med ting, som man ellers ville have holdt for sig selv af frygt.
3. forståelse
= Indholdet skal nå frem "i hjernen" på målgruppen og forstås.
Hovedproblemet her er den juridiske jargon: indlejrede sætninger, utallige afsnit, tekniske udtryk, for meget abstrakt og for få eksempler. Her skal man være opmærksom på et enkelt, forståeligt og klart sprog, men uden at retssikkerheden lider under det.
Tips:
En tekst bliver lettere at læse ved at anvende enkle sproglig-grammatiske tips: Brug aktiv stemme i stedet for passiv, flere verber i stedet for navneord (underordnede sætninger med "at...", "så...", "hvis..." osv. er meget nyttige), hellere flere sætninger end én lang osv. Selv juridiske udtryk behøver ikke at blive fjernet helt, men du bør forklare, hvad de betyder.
Det største problem med hensyn til de juridiske krav er imidlertid at skabe en effektiv forståelse af, om og hvordan man skal handle og hvornår. F.eks. spørgsmålet om, hvilke hændelser der skal rapporteres, og hvilke der ikke skal rapporteres. Her er det vigtigt på den ene side at give potentielle whistleblowere konkrete eksempler, men på den anden side også at formidle en mere fleksibel "fornemmelse" for, hvad der ellers bør eller kan indberettes. Dette kunne se nogenlunde sådan ud: "Rapporter alt, der direkte eller indirekte kan skade vores patienter. F.eks. alkohol- eller narkotikapåvirkning af det lægelige personale, lægens korrumperbarhed (...)".
4. handle
= Indholdet skal nå målgruppens "hjerte", og de skal handle derefter, f.eks. ved at afgive en whistleblower-erklæring.
Først derefter, når en oplysning er kommet frem, er blevet opfattet og forstået, kan man også handle derefter - men man kan også bare lade det ligge. Eller for at sige det mere enkelt: Alle ved, at de bør dyrke tilstrækkelig motion og spise sundt. Men gør alle det også? Nej - for viden alene er ikke nok. Der skal være en ekstra personlig fordel eller lidelse til. Den sidste delproces handler om klassisk motivation, dvs. hvad der i sidste ende motiverer os til at sætte noget i værk.
Tips:
Prøv at vise de potentielle whistleblowere en positiv fordel eller i det mindste at mindske deres eksisterende frygt. Den største frygt er at lave en "falsk/uberettiget" indberetning, at blive afsløret som en "stikker" eller selv at blive fanget i krydsilden, hvis de måske kommer et par minutter for sent eller ved et uheld begår en fejl. Tal med modtagerne, mindsk deres frygt og usikkerhed, og kommunikér så klart og konkret som muligt, hvad de potentielle whistleblowere kan gøre af gavn: i deres virksomhed, for deres kunder, for deres kolleger og meget andet.
Konklusion
Gennemførelsen af whistleblowing-systemer handler om meget mere end at bestemme, hvilke hændelser der overhovedet skal indberettes, og hvordan det skal gøres. Hvis man ønsker at sikre, at der rent faktisk foretages indberetninger, og at både hensigten bag forordningen og investeringen i det nødvendige system er værd at betale, spiller kommunikationen om dette emne (som stadig har en meget negativ klang) en afgørende rolle:
Virksomheden skal vise empati og påvirke potentielle whistleblowers hjerner og hjerter. Man skal kunne overtale dem til overhovedet at beskæftige sig med det. Man skal genkende deres frygt og usikkerhed, forstå dem og derefter tage dem væk. Du skal formidle dem meningen og formålet med whistleblowing-systemerne - og du skal gøre det på den mest positive måde muligt. Fokus bør derfor være på at forebygge skade på enkeltpersoner snarere end at påføre dem skade. Lad ikke folk anmelde, men lad dem hellere hjælpe!
Anna Murk, LL.M. EUR fra Legal Layman
