Kommunikationsudfordringer ved indførelse af whistleblower-systemer

For virksomheder rejser dette ofte spørgsmål om intern og ekstern kommunikation. Det er derfor vigtigt med god kommunikation og gode presseforbindelser. For det første er whistleblowing et relativt nyt emne. For det andet skal medarbejdere og forretningspartnere informeres og uddannes om indførelsen af et digitalt whistleblowing-system. En klar og forståelig kommunikation kan effektivt gennemføre formålet med et whistleblowing-system, især ved at skabe en høj grad af accept blandt medarbejderne i virksomheden. Overordnet set kan dette også yderligere styrke virksomhedens omdømme. 

Et af de førende PR-bureauer FAKTENKONTOR fra Hamburg har beskæftiget sig med disse spørgsmål i årevis. Kommunikatører og pressekontorer bør tage emnet op - og være opmærksomme på de tre centrale kommunikative udfordringer: 

Udfordring 1: Ekstern kommunikation

Relevante interessenter i virksomheden skal informeres om det nye whistleblower-system. Fordelene ved forebyggelsesværktøjet bør fremhæves her for at fjerne de eksterne partneres usikkerhed og frygt for at komme i kontakt med det nye system. Kommunikatorer har også en anden vigtig opgave: at forberede krisekommunikation. Hvis et eksplosivt tip med stort krisepotentiale bliver indgivet via whistleblower-kanalerne, skal der i tvivlstilfælde hurtigt handles. Pressetjenesterne bør på forhånd definere de vigtigste krisetemaer med ekstern relevans og forberede passende erklæringer og pressemeddelelser. Dette gør det muligt for dem at handle hurtigt og strategisk i tilfælde af en krise. 

Udfordring 2: Intern kommunikation

Medarbejderne har brug for tillid til det nyligt indførte whistleblower-system. Hvilke oplysninger kan jeg dele og i hvilken form? Hvad sker der med mine tip? Hvem har adgang til min indberetning? Hvad med databeskyttelse og fortrolighed? Der skal skabes omfattende informationstilbud, som er gennemsigtige og forståelige. Her kan virksomhedskommunikation spille en afgørende rolle - hvad enten det drejer sig om den måde, hvorpå oplysningerne formidles til medarbejderne, eller om at formidle mellem de enkelte afdelinger på vejen til implementering. Princippet om, at intern kommunikation ikke er en ensrettet vej, skal altid gælde. Kun den, der søger dialogen med medarbejderne og reagerer på deres spørgsmål og forslag, kan levere bæredygtig og vellykket information. Kommunikatorer bør altid tage hensyn til dette. 

Udfordring 3: Udvikle processer

Det afgørende spørgsmål er, hvordan man håndterer de oplysninger, der kommer ind via systemet. Der er behov for ansvarsområder og et kategoriseringssystem, som gør det muligt hurtigt at tildele og behandle oplysninger i overensstemmelse hermed. En pålidelig krisestyring er trods alt afgørende for at kunne reagere på kritiske situationer på et tidligt tidspunkt. Hvis man behandler oplysninger hurtigt, kan man endda styrke sin egen position. Det springende punkt er, at indberettede klager skal afhjælpes så hurtigt som muligt. På denne måde er det muligt at tage springet fra defensiv til offensiv og genvinde lederskabet i sagen. Det er netop her, at pressekontorer og kommunikatører som eksperter i omdømme er prædestineret til at påtage sig kompetencer og blive involveret i procesudviklingen af krisestyring.

De, der mestrer disse kommunikative forhindringer, kan med selvtillid tage fat på gennemførelsesforpligtelsen. Forberedelse af krisekommunikation og udvikling af informationstilbud og krisestyringsprocesser er de centrale udfordringer for virksomhedskommunikation - opgaver, som bør løses nu. Et whistleblower-system kan så hurtigt blive en succesfaktor for virksomhedens egen reputation management.