Hintbox og dens funktioner
Vores digitale indberetningskanal beskytter ikke kun virksomheder og organisationer mod økonomisk skade og tab af omdømme, men bevarer også whistleblowernes anonymitet. Nedenfor finder du yderligere indsigt i egenskaber og funktioner, fordele og flere oplysninger om vores digitale whistleblower-system, Hintbox.
Køb Hintbox nu, eller bestil en demo, og vær dækket til starten af policen!
Bestil din Hintbox i dag, og vi tager os af resten. Du vil modtage dit digitale whistleblower-system inden for få sekunder & i tide til direktivets start. Så du er godt forberedt på implementeringen af whistleblowerdirektivet.
Alle funktioner i detaljer
Modtag anonyme og personlige rapporter
Ved hjælp af whistleblower-formularen kan du nemt og fortroligt få tips. Anmeldelser kan også uden problemer indsendes via smartphone eller tablet, da vores digitale whistleblower-system er optimeret til mobil tip-indberetning.
Ubegrænset antal brugere
Du kan tilføje et ubegrænset antal teammedlemmer og brugere til dit digitale whistleblower-system. Der er ingen begrænsninger her fra os.
Anonymisering af sagsoplysninger
Ved at pseudonymisere og helt anonymisere rapporter (ved hjælp af princippet om dobbeltkontrol) kan du dele sagsoplysninger fortroligt og sikkert med andre mennesker uden at skulle afsløre personlige data.
Derudover gør fuldstændig anonymisering det muligt at gemme rapporter efter sletningsperioden.
Sagsbehandling
Det integrerede triagesystem evaluerer indkommende sager og prioriterer dem automatisk. Compliance-ansvarlige og sagsbehandlere i virksomheden kan ændre status for rapporten eller den person, der behandler den.
Dashboardet i det digitale whistleblower-system giver et overblik over åbne sager og deres status.
Sagsstøtte med behandlingstrin
Vores digitale whistleblowing-system hjælper compliance-ansvarlige og sagsbehandlere med at organisere de næste skridt og gemmer historikken over tidligere interaktioner. Dette muliggør en smidig og homogen behandling af sager i hele virksomheden.
Hvis det ønskes, kan databehandleren med et enkelt klik i det digitale whistleblower-system informere anmelderen om behandlingsstatus og de foranstaltninger, der allerede er truffet.
Forvaltning af tidsfrister
Med Hintbox som dit digitale whistleblower-system vil du ikke gå glip af nogen frister, når du behandler sager. EU's whistleblower-direktiv indeholder bl.a. nogle frister, som skal overholdes.
Vores digitale whistleblowing-system hjælper dig aktivt med at overholde tidsfrister, f.eks. ved at give feedback til anmelderen om den aktuelle behandlingsstatus og flere andre tidsfrister.
Anonym dialog
Hvis whistlebloweren beslutter sig for at indsende en rapport helt anonymt, sikrer det digitale whistleblowing-system stadig en sikker og anonym kommunikation mellem whistlebloweren og virksomhedens compliance officer.
Når du har indsendt et hint, genereres login-data for brugeren. Med disse kan whistlebloweren til enhver tid logge ind på sin Hintbox, skrive beskeder, uploade yderligere filer eller oprette en ny rapport.
Anonymisering af udgående beskeder
Hvis en sagsbehandler ikke vil have sit fulde navn vist i udgående beskeder til den person, der giver oplysningerne, er det slet ikke noget problem. Ved at anonymisere udgående beskeder vises et standardprofilbillede og "Ansvarlig person" blot i stedet for det rigtige navn.
Automatiseret kommunikation
Vores digitale whistleblowing-system håndterer mange dele af kommunikationen mellem anmelderen og sagsbehandleren. Når en indberetning modtages, bekræfter Hintbox straks modtagelsen af indberetningen til indberetteren. Anmelderen modtager straks rapporten i sin anonyme postkasse eller som en e-mail til den adresse, han har angivet.
Compliance officers og sagsbehandlere har bl.a. mulighed for at informere whistlebloweren om sagens status med et enkelt klik. Teksten er udarbejdet af det digitale whistleblower-system, men kan tilpasses i indstillingerne.
Tilpasning af tekster og grænseflade
Virksomheder kan tilpasse vores digitale whistleblower-system efter eget ønske. Du kan ikke kun gemme en virksomheds farve og et logo.
Desuden kan alle juridiske tekster, notifikationsmails og tekster redigeres og tilpasses, når du opretter en rapport.
PDF-eksport af rapporterne
Hvis du ønsker at arkivere individuelle rapporter lokalt eller videresende en rapport til flere personer, der ikke har adgang til vores digitale whistleblower-system, kan du eksportere rapporter som PDF-filer med et enkelt klik.
Multiklient-kapacitet
Koncerner kan tilføje yderligere datterselskaber i det digitale whistleblower-system. Når whistleblowere indsender en indberetning, kan de derefter vælge en specifik enhed, som den indberettede overtrædelse vedrører. I dashboardet kan compliance-ansvarlige se virksomheden og behandle sagerne for denne virksomhed.
Virusscanning og fjernelse af metadata fra uploadede filer eller dokumenter
De uploadede dokumenter og filer fra whistleblowerne vil blive scannet for virus. Hvis en fil er inficeret, vil du modtage en meddelelse i meddelelsen om, at denne fil er inficeret. Under fjernelsen af metadata kontrolleres såkaldte lokaliseringspunkter og enhedsoplysninger og fjernes derefter før kryptering.
Grafiske evalueringer
Du kan til enhver tid oprette en grafisk evaluering af dine modtagne meddelelser. Til dette formål kan du bruge vores enkle visning af den grafiske evaluering, hvor du kan anvende yderligere filtre og også vælge andre visninger. Derudover kan du også eksportere evalueringerne som et billede, Excel- eller PDF-dokument. Således har du alle værktøjer til din rapportering ved hånden.
Tildeling af adgangsrettigheder
I det digitale whistleblower-system kan virksomheder kontrollere lederes og agenters adgangsrettigheder til virksomheder og sager. Dette giver virksomhederne mulighed for f.eks. at specificere, at lokale compliance-ansvarlige kun har adgang til en bestemt virksomhed. På samme måde kan der tildeles rettigheder på baggrund af kategorier. Dette gør det muligt, at kun bestemte personer kan se anmeldelsen for en bestemt kategori.
Inddragelse af eksterne personer i sagsbehandlingen
Det digitale whistleblower-system giver sagsbehandlere mulighed for at invitere eksterne personer til at deltage i en specifik sag. Det betyder f.eks. at eksterne konsulenter, f.eks. advokater eller databeskyttelsesrådgivere, kan få adgang til en sag uden at skulle eksportere sagerne separat fra det digitale whistleblower-system. Desuden kan virksomhederne definere, hvilket indhold af rapporten læseren må se og hvilket indhold læseren ikke må se (granulær rettighedstildeling).
Flersprogethed (30 sprog)
Vores digitale skiltningssystem fås på tysk, engelsk, spansk, hollandsk, fransk, italiensk, polsk, russisk, portugisisk, rumænsk, bulgarsk, kinesisk, dansk og mange flere. Andre sprog kan nemt tilføjes på anmodning.
Ikke alene er det digitale whistleblower-system fuldt oversat til flere sprog, men virksomhederne har også mulighed for at tilpasse individuelle lovtekster på forskellige sprog.
Automatisk oversættelsesfunktion
Overholdelsesansvarlige kan få rapporter fra whistleblowere oversat automatisk i det digitale whistleblowing-system ved hjælp af oversættelsesfunktionen (over 30 sprog). Dette eliminerer behovet for at eksportere rapporterne separat.
Live chat
For at lette samarbejdet er der mulighed for en live chat i en meddelelse. På den måde kan kommunikationen foregå helt i Hintbox, og alle sagsbehandlere i en sag kan følge den og er opdateret.
Dynamisk fordeling af opgaver
Med den dynamiske opgavefordeling kan opgaver oprettes i en note og forsynes med en agent og en forfaldsdato. For at signalere, at opgaven er fuldført, kan den afkrydses. Dette gør det meget nemmere at behandle en sag med flere personer, da opgavepakker kan oprettes og tildeles her.
Modtag tips via telefonbot i hintboxen (valgfrit tilgængeligt)
Vi konfigurerer en personlig phonebot, som dine whistleblowere til enhver tid kan få tips via telefonen. Phonebotten er knyttet til din tipskasse, så alle modtagne tip er tilgængelige i tipskassen til behandling og dokumentation.
Modtag tips pr. e-mail i Hintbox (valgfrit tilgængeligt)
Vi konfigurerer en e-mailadresse, der er knyttet til din Hintbox. På denne måde kan dine whistleblowers også indsende tips via e-mail, så din compliance manager kan behandle og dokumentere dem.
2-faktor-autentifikation
Med 2-faktor-autentificering kan du desuden sikre din konto med det digitale whistleblower-system. Når du logger ind, sendes der en unik kode til din e-mailadresse, som du kan bruge til at bekræfte dit login. Det betyder, at din konto er sikker, selv hvis angribere har fået fat i dine adgangsoplysninger.
2-faktor-autentificering træder også i kraft ved kritiske ændringer på din konto, f.eks. ved ændring af e-mailadresse eller adgangskode.
Sikkerhed ved revision
Alle compliance officerens behandlingstrin logges i det digitale whistleblower-system på en revisionssikker måde. Dette sikrer, at ændringer og sagsbehandlingsskridt i sagen er revisionssikre og kan spores i et register.
End-to-end-kryptering
Alle data og al kommunikation mellem whistlebloweren og compliance officer er fuldt krypteret fra ende til ende via det digitale whistleblowing-system. Dette er den eneste måde at sikre fortrolighed og udelukke, at uautoriserede personer får adgang til rapporten.
GDPR- og sikkerhedskompatibel
Vores digitale whistleblowing-system tilbyder virksomheder og offentlige myndigheder det højest mulige niveau af databeskyttelse. Desuden er oplysningerne omfattende beskyttet af vores ISO 27001-certificerede informationssikkerhedsstyringssystem (ISMS).
ISO 27001-certificeret hosting i Tyskland
Vores kundeinstanser er også udelukkende hostet i et tysk og ISO 27001-certificeret datacenter. Da databeskyttelse er vigtig for os, får hver kunde sit eget uafhængige digitale whistleblower-system, og dataene opbevares og behandles separat pr. kunde.
Dynamisk formular
Du kan selv konfigurere whistleblower-formularen efter dine ønsker og specifikationer. Med vores dynamiske formular kan du tilpasse formularen uden brug af kode. Dette giver dig også mulighed for at oprette forskellige formularer. Det giver dig f.eks. mulighed for ikke kun at overholde EU's whistleblower-direktiv, men også forsyningskædeloven.
Hintbox til forskellige målgrupper
Med vedtagelsen af EU's whistleblower-direktiv (2019/1937) vil et whistleblower-system være obligatorisk i virksomheder med 50 eller flere ansatte og alle offentligretlige juridiske enheder fra den 17. december 2021. Derfor er et digitalt whistleblower-system af interesse og stor betydning for administrerende direktører, bestyrelsesmedlemmer, it-specialister, databeskyttelsesansvarlige, advokater og en lang række andre faggrupper.
Men et digitalt whistleblowing-system er kun lovligt, hvis alle lovkrav er opfyldt. Med hensyn til databeskyttelse og cybersikkerhed implementerer vi de højeste standarder i vores digitale whistleblowersystem, som går videre end de juridiske krav: Isoleret datalagring, flerdobbelt datakryptering, 2-faktor-autentifikation ved login og fjernelse af metadata er nogle af sikkerhedsfunktionerne i vores digitale whistleblowersystem.
Ved at garantere de ovennævnte sikkerhedsfunktioner skabes der et sikkert grundlag for alle brugere.
Vigtige funktioner i Hintbox for ledere og chefer: Overensstemmelse og anvendelighed af rapporteringskanalerne
I dag er der næsten ingen vej uden om at fokusere helt på kunden, når der udvikles produkter og tilbydes tjenester - om det er B2B- eller B2C-kunder er ligegyldigt. Skræddersyede produkter, der er yderst anvendelige set fra kundens perspektiv, sælger bedst. Direktører og andre nøglepersoner i virksomheder gennemfører derfor dette i deres daglige ledelse af virksomheden.
Ved køb af et digitalt whistleblowing-system spiller brugervenlighed derfor en vigtig rolle for administrerende direktører og afdelingsledere: Opfylder det digitale whistleblowing-system alle de vigtige behov hos medarbejdere, leverandører, forretningspartnere og kunder? Er det klart struktureret og let at bruge?
Vores digitale whistleblowing-system opfylder alle krav til en brugervenlig grænseflade med et overskueligt instrumentbræt og klare funktioner. Det digitale whistleblowersystem er let at bruge for den complianceansvarlige, som straks kan se alle nye sager, der er under behandling, og afsluttede sager, herunder forfaldsdato. Det betyder, at der ikke længere overskrides frister. Samtidig kan den compliance officer hurtigt og nemt administrere sagerne via den integrerede sagsstyring og rapport fra det digitale whistleblower-system.
Medarbejdere, leverandører, forretningspartnere og kunder har adgang til en formular, der er let at udfylde og opfylder politikken, så de kan indsende meddelelser.
Samtidig er det digitale whistleblower-system fuldt ud i overensstemmelse med databeskyttelse og opfylder alle lovkrav.
Tipskasse: Anonymitet og antal rapporteringskanaler for medarbejdere, leverandører, forretningspartnere og kunder.
Anonymiteten i det digitale whistleblower-system er foreskrevet ved lov og er også det mest relevante kriterium set fra medarbejderens eller whistleblowerens perspektiv. Hvis anonymiteten er sikret, er de næste kriterier antallet af indberetningskanaler og deres anvendelighed.
Vores digitale whistleblowing-system tilbyder dine medarbejdere, leverandører, forretningspartnere og kunder tre rapporteringskanaler: Digitalt via Hintbox whistleblower-formularen, via en telefonisk hotline eller via e-mail. Et stort antal rapporteringskanaler tilskynder til whistleblowing, da hver enkelt rapporteringskanal har specifikke fordele. F.eks. giver digital indberetning af lovovertrædelser via Hintbox whistleblower-formularen generelt mulighed for enkel og hurtig whistleblowing med fuldstændig anonymitet.
Fuldstændig anonymitet er endda muligt med vores digitale whistleblowing-system i e-mail rapporteringskanalen: Her stilles særlige e-mailadresser til whistleblowing til rådighed af os og dermed eksternt, så virksomhederne ikke kan identificere whistleblowerne.
Med hensyn til brugervenlighed er telefonhotlinen tilgængelig døgnet rundt. En tidsbarrierefri kontakt til telefonhotlinen tilbydes i et brugervenligt whistleblower-system. I HINTBOX' digitale whistleblowersystem sker dette via en telefonrobot, der diskret registrerer indberetningerne.
Når det gælder brugervenligheden af instrumentbrættet, bør fokus være på at gøre det muligt for whistleblowere at skrive en rapport om lovovertrædelser direkte med et enkelt klik efter at have logget ind. I vores digitale whistleblowersystem sker dette f.eks. via knappen "Indsend en rapport" øverst til højre. Brugerne kan derefter formulere og indsende deres rapport. De vil blive informeret af det digitale whistleblower-system om, at deres rapport er modtaget. Via meddelelseshistorikken er det efterfølgende let at besvare spørgsmål og give yderligere oplysninger om den indsendte rapport via en anonym dialog.
Funktioner for it-professionelle: cybersikkerhed og harmoni med andre systemer
IT-fagfolk i en virksomhed, ligesom bestyrelsesmedlemmer, administrerende direktører og medarbejdere, lægger stor vægt på brugervenligheden af det digitale whistleblower-system. Deres fokus er dog primært på it-sikkerheden i et digitalt whistleblowersystem. Vores informationssikkerhedsstyringssystem er ISO 27001-certificeret. I den forbindelse tilbyder Hintbox den lovpligtige kryptering af personoplysninger i henhold til art. 32 (1) a) GDPR. State-of-the-art krypteringsteknologier som TLS-kryptering (Transport Layer Security) og end-to-end-kryptering er nogle af vores midler til dette formål. Meget sikker datahosting via et ISO/IEC 27001-certificeret datacenter i Tyskland styrker cybersikkerheden for det digitale whistleblower-system. Du kan læse mere om it-sikkerhed og databeskyttelse i denne artikel.
Implementeringen af det digitale whistleblower-system kræver ingen it-indsats. Hintbox er en off-premise-løsning, hvilket betyder, at vi stiller Hintboxen til rådighed for dig på en enkel, hurtig og sikker måde. Andre funktioner i Hintbox, der reducerer it-professionelles arbejde med det digitale whistleblower-system, er bl.a:
- PDF-eksport af rapporter er integreret i de grundlæggende funktioner i vores software;
- automatiseret kommunikation;
- Multiklientfunktion for virksomheder og koncerner med nem oprettelse af nye virksomheder;
- og tildele adgangsrettigheder med få klik.
Funktioner for databeskyttelsesansvarlige og juridiske eksperter: Omfattende sagsstyring
Compliance-ansvarlige, advokater, databeskyttelsesansvarlige og lignende faggrupper konfronteres professionelt med lovovertrædelser i virksomheder. Der er derfor potentielt mange sager, der skal behandles, og derfor er en mulighed for håndtering af flere sager i det digitale whistleblower-system en særlig vigtig funktion.
Ud fra dette synspunkt er det integrerede triagesystem i det digitale whistleblowersystem fra HINTBOX en fordel: De indkommende sager vurderes og prioriteres automatisk. Via dashboardet er de åbne sager og deres status straks synlige.
Vores fristyring og sagsunderstøttelse med behandlingstrin er en hjælp i forbindelse med sagsbehandlingen. Som en del af behandlingstrinene gemmes alle tidligere interaktioner i det digitale whistleblowersystem, hvilket gør det muligt at fortsætte sagsbehandlingen gnidningsløst - selv efter en pause på flere dage eller uger.
Desuden kan eksterne personer, f.eks. advokater, indkaldes til at deltage i sagerne efter indkaldelse uden større besvær.
Vil du gerne vide mere om vores digitale whistleblowing-system? Så tag kontakt med os.
Ønsker du en uforpligtende konsultation eller flere oplysninger om Hintbox?
Så aftal en tid med vores eksperter eller ring på 0261 988 03 700
