Hvad er en whistleblower-ordning?

Selv om implementeringen af systemet er en juridisk forpligtelse for de registrerede i henhold til EU's whistleblower-direktiv, er der mange fordele ved at bruge et whistleblower-system.

Hos Hintbox er vi ISO-27001-certificeret. Vi tilbyder dig et system, der gør det nemt for dig at gennemføre kravene i EU's Whistleblower-direktiv. Systemet er hurtigt installeret og giver mulighed for optimal sagsstyring med et overskueligt dashboard. Der findes en separat, klart struktureret formular til whistleblower-indberetning. Denne kan udfyldes på få minutter - helt anonymt.

Definitionen af et whistleblower-system?

Men først melder sig følgende spørgsmål: "Hvad er et whistleblower-system?". Et whistleblower-system er et system til indhentning af oplysninger. Det giver f.eks. ansatte i en virksomhed og borgere i en by en kanal til fortrolig kommunikation. På denne måde kan forbrydelser og alvorlige overtrædelser af regler indberettes uden at afsløre whistleblowerens identitet og uden frygt for alvorlige konsekvenser. De personer, der giver et tip, behøver derfor ikke at frygte repressalier. Repressalier kan omfatte advarsler, afskedigelse eller at blive forbigået til en forfremmelse.

Fordele ved et digitalt whistleblowing-system

EU's whistleblower-direktiv kræver, at virksomheder og offentlige organisationer skal indføre interne rapporteringskanaler: Ud over digitale systemer er der andre kanaler som f.eks. brev, e-mail, telefon eller direkte til compliance-chefen i en personlig samtale. Men alle disse indberetningskanaler har betydelige ulemper i forhold til et digitalt system.

Desuden giver et whistleblower-system også mange fordele for virksomheder og myndigheder. De beskytter dem i sidste ende. Digitale indberetningskanaler tilbyder følgende beskyttelsesmuligheder:

• Virksomhederne kan følge direkte op på tips og iværksætte opfølgningsforanstaltninger. Dette kan begrænse eller forhindre skader.
• Virksomhederne kan kontrollere behandlingen af sagen. Dette er anderledes, når whistleblowere henvender sig direkte til tredjeparter som f.eks. anklagemyndigheden. Whistleblowere, der ikke har en intern indberetningskanal, kan blive fristet til at gøre det.
• Digitale whistleblowing-systemer har en positiv markedsføringseffekt. Medarbejdere og leverandører anerkender, at virksomheden tager overholdelse af reglerne alvorligt.
• Positiv accept fra medarbejderne.

Whistleblower-ordningen: formål og virkninger

I hvilket omfang systemet kan fremme forskellige forretningsområder og flere forretningsmål kan udledes af systemets formål: I et digitalt system kan medarbejderne anonymt indberette overtrædelser af virksomhedens love. De behøver ikke at bekymre sig om repressalier på grund af anonymiteten.

Denne hovedintention bag det nye EU-direktiv, nemlig at tilskynde til rapportering af lovovertrædelser inden for virksomheden, har flere positive bivirkninger. Disse fører hele vejen op til toppen af virksomhederne og den offentlige sektor. Der er en mere åben kommunikationskultur, og medarbejderne tilskyndes til at indberette. Desuden åbner behovet for whistleblowing-værktøjer flere muligheder for at udvide virksomheders it-landskab. Det opbygger også nye partnerskaber inden for compliance-branchen.

Digitale systemer i virksomheder opnår i alt fire vigtige positive bivirkninger:

• Fremme af virksomhedens vækst
• Optimering af medarbejdertilfredsheden og det generelle arbejdsklima
• Udvidelse og forbedring af det eksisterende it-landskab i virksomheden
• Etablere et partnerskab med virksomheder og enkeltpersoner i compliance-branchen

Direktører har en positiv indflydelse på virksomhedens vækst med digital whistleblower-software: Lovovertrædelser kan hurtigt identificeres, rapporteres og straffes. Dette forhindrer en trussel mod virksomhedens eksistens. Desuden beskytter det mod økonomiske sanktioner som straf for lovovertrædelser, der går ubemærket hen i årevis. Det forhindrer også skade på virksomhedens image. Omdømme er et vigtigt aktiv for virksomheder.

I betragtning af den store tilbøjelighed til at give whistleblowing på arbejdspladsen kan det antages, at indførelsen af et whistleblowing-system bidrager til en højere grad af opdagelse af lovovertrædelser i virksomhederne. Dette resulterer i en straf for disse overtrædelser og dermed i en reduktion af de forstyrrende faktorer for virksomhedens vækst.

Mulighed for at optimere medarbejdertilfredsheden og det generelle arbejdsklima

Brugen af Hintbox' whistleblowing-system giver whistleblowere ikke kun mulighed for at anmelde lovovertrædelser anonymt. Forslag til forbedringer kan også indsendes i Hintbox. Medarbejdere, der er introverte, får således mulighed for at bidrage med forslag til forbedringer og idéer under beskyttelse af anonymitet.

Forslag til forbedringer kan føre til en optimering af de operationelle processer, hvilket er en anden faktor, der påvirker virksomhedens vækst. Frem for alt fremmer den enkle indførelse af forslag til forbedringer arbejdsklimaet og medarbejdernes tilfredshed: Ud fra et psykologisk synspunkt er det at kunne bidrage til virksomheden en vigtig del af den faglige selvrealisering for medarbejderne.

Ud over at indberette lovovertrædelser og bidrage med egne idéer er det også muligt at indberette tilfælde af mobning af medarbejdere via et digitalt system. Den anonyme indberetning og efterfølgende bekæmpelse af mobningssager i virksomheden via et whistleblowing-værktøj er en yderligere merværdi for forbedringen af arbejdsklimaet.

Udvidelse og forbedring af it-landskabet: Hintbox som en innovativ, brugervenlig og harmoniserende SaaS-løsning

Vores digitale whistleblower-system er ISO 27001-certificeret. Det er også DSGVO-kompatibelt. Koncepter for autorisation og sletning gør det muligt at gennemføre de komplekse krav i databeskyttelseslovgivningen.

En intern rapporteringskanal skal også overholde datadskillelse. Opbevaring af flere kunder og klienter bør altid ske separat fra hinanden. Ellers er der betydelige risici i tilfælde af en morgenrazzia eller beslaglæggelse. Med Hintbox gennemføres disse krav på sikker vis.

Som leverandør sikrer vi, at Hintbox harmonerer godt med eksisterende systemer. Det gør det lettere for it-cheferne at implementere den nye software i virksomhedens eksisterende it-landskab. Grænseflader til eksisterende systemer oprettes af os, en brugerorienteret opsætning af brugergrænsefladen er garanteret.

Potentielle partnerskaber inden for compliance-branchen

For personer, der arbejder inden for compliance-branchen, er der mulighed for at indgå partnerskab med os som leverandør. Professioner som f.eks. compliance manager, advokat, juridisk rådgiver og lignende bliver i stigende grad konfronteret med kravene i EU's Whistleblower-direktiv. Der er tilgange til et samarbejde med os som udbyder.

Hvis en kunde f.eks. leder efter et whistleblower-system, kan du henvise til Hintbox og tjene en provision. Ligeledes yder vi gerne vores støtte til folk fra compliance-området, f.eks. for at afklare juridiske uklarheder vedrørende whistleblower-systemer.

Hintbox - whistleblowing-system med de højeste standarder for beskyttelse af privatlivets fred og sikkerhed

Hvorvidt et digitalt whistleblower-værktøj opnår de beskrevne fordele i størst muligt omfang afhænger af kvaliteten af whistleblowing-systemet. De enkelte udbydere er meget forskellige i denne henseende. I Italien blev der f.eks. rapporteret om et tilfælde med et whistleblower-system uden krypteret dataoverførsel. Resultatet var en bøde på 40 000 EUR mod Bologna Lufthavn. Lufthavnen havde tilsyneladende en udbyder, der ikke engang tilnærmelsesvis opfyldte minimumskravene til et whistleblowersystem.

Disse aspekter danner grundlaget for et sikkert system, der kan give de nævnte fordele. Yderligere funktioner i vores whistleblower-system åbner adgang til yderligere merværdi: Dette omfatter især den individuelle tilpasning af systemet og dets integration i dit it-landskab. Deadline management, sagsunderstøttelse gennem behandlingstrin og systemernes multiklient-funktionalitet muliggør en rettidig og fleksibel behandling af indberetninger i din virksomhed.

De mulige interne rapporteringskanaler har en positiv indvirkning på medarbejdernes vilje til at kommunikere. Ud over systemet kan du også inkludere de reserverbare muligheder for en telefonisk hotline og en e-mail rapporteringskanal.

I overensstemmelse med EU's Whistleblower-direktiv og GDPR er Hintbox whistleblowing-systemet det ideelle og sikre valg for dig, din virksomhed og/eller din branche. Med det maksimerer du fordelene ved et whistleblower-system.