Les points les plus importants en un coup d'œil

• La Commission européenne a publié en juin 2021 des orientations interprétatives sur la directive européenne relative aux lanceurs d'alerte. Selon celle-ci, les filiales de groupes d'entreprises de 250 salariés ou plus doivent en principe également disposer de leurs propres canaux de signalement internes et de leurs propres ressources pour le traitement des cas.
• Les solutions flexibles doivent s'appliquer, sous certaines conditions, aux filiales comptant entre 50 et 249 employés.
• Grâce à notre fonctionnalité multi-clients Hintbox, les sociétés mères et les filiales peuvent répondre à ces exigences en fournissant leurs propres canaux de signalement internes pour le système de dénonciation. Vous pouvez également restreindre et contrôler les droits d'accès des employés pour le traitement des cas.

Sur quoi portaient les commentaires de la Commission européenne ?

La Commission européenne a émis des avis dans deux lettres, le 2 juin 2021 et le 29 juin 2021, sur l'interprétation des structures du système de dénonciation dans les groupes de sociétés et les entités. Les deux avis concernaient les interprétations de la directive européenne 2019/1937 sur les lanceurs d'alerte, qui doit être transposée en droit national avant le 17 décembre 2021.

Selon les lettres de la Commission européenne, plusieurs entreprises du Danemark et d'autres pays européens ont contacté la Commission ou le groupe d'experts de la Commission pour la directive sur les dénonciateurs et ont fait part de leurs préoccupations concernant la décentralisation des systèmes de dénonciation dans les groupes de sociétés. Les grandes entreprises et les groupes d'entreprises ont souvent une structure de conformité centralisée. Les filiales des groupes de sociétés font appel aux compétences et aux ressources en personnel des sociétés mères.

Dans ses deux avis, la Commission a déclaré que l'art. 8, paragraphe 3, de la directive sur les dénonciateurs ne laisse aucune place à l'interprétation. Selon cet article, toute personne morale de droit privé comptant 50 employés ou plus doit mettre en place des canaux de signalement internes ainsi que des procédures pour les signalements internes et pour les mesures de suivi. Selon le groupe d'experts de la Commission, cela s'applique également aux entités juridiques appartenant à un groupe de sociétés. Toute autre interprétation serait contra legem.

La Commission conclut que tant la société mère que chaque filiale (de 50 employés ou plus) doivent mettre en place leur propre système de dénonciation.

Des solutions flexibles pour les entreprises de taille moyenne

La Commission européenne fait référence à l'art. 8 (6) de la directive européenne sur les dénonciateurs. Selon cet article, les entités juridiques du secteur privé comptant entre 50 et 249 employés peuvent partager les ressources pour la réception des rapports et pour les enquêtes qui peuvent être menées.

Néanmoins, la moyenne entreprise serait toujours responsable du signalement, du maintien de la confidentialité et de la mise en œuvre de mesures de suivi. Selon la Commission, il est compatible avec la directive sur les dénonciateurs qu'une filiale utilise les ressources d'un service central de conformité d'une société mère si la filiale compte entre 50 et 249 employés et qu'elle prévoit ses propres canaux de signalement pour les rapports.

En outre, le dénonciateur doit être informé que le service central de conformité (par exemple, le responsable de la conformité du groupe) a accès au rapport. En outre, le dénonciateur doit avoir le droit de s'opposer à l'accès central et peut exiger que le rapport soit traité exclusivement par la filiale. La filiale doit également fournir un retour d'information, entre autres.

Mise en œuvre d'un système de dénonciation dédié par les principales filiales

Selon la déclaration, les filiales comptant plus de 249 employés doivent établir leurs propres canaux de signalement internes. Il en va de même pour les ressources correspondantes pour le traitement des rapports de violation de la conformité.

Mettre en œuvre ces exigences avec la capacité multi-clients également

Indépendamment de l'évolution des lois nationales sur la protection des dénonciateurs, y compris la question d'un système de dénonciation centralisé, décentralisé ou hybride au sein d'un groupe d'entreprises, toutes les exigences peuvent être mises en œuvre rapidement et facilement avec Hintbox. Grâce à la capacité multi-clients de notre système d'alerte numérique, la société mère et les filiales peuvent chacune offrir leurs propres canaux d'alerte internes.

Derrière la fonctionnalité de capacité multi-clients se cache un concept technique de séparation et d'autorisation. Cela permet de contrôler et de gérer l'accès individuel des personnes/départements aux dossiers de différentes entreprises. Seuls les responsables de la conformité ont alors accès aux cas de leurs filiales via le tableau de bord Hintbox.

En outre, toutes les exigences de la Commission concernant les informations à fournir au dénonciateur peuvent être facilement mises en œuvre avec la Hintbox. Tous les textes juridiques et les avis de protection des données peuvent être personnalisés individuellement et très facilement.