Sfide di comunicazione nell'introduzione di sistemi di whistleblower

Per le aziende, ciò solleva spesso questioni di comunicazione interna ed esterna. Una buona comunicazione e le relazioni con la stampa sono quindi essenziali. Innanzitutto, il tema del whistleblowing è relativamente nuovo. In secondo luogo, i dipendenti e i partner commerciali devono essere informati e istruiti sull'introduzione di un sistema di whistleblowing digitale. Una comunicazione chiara e comprensibile può attuare efficacemente lo scopo di un sistema di whistleblowing, in particolare creando un alto livello di accettazione tra i dipendenti dell'azienda. Nel complesso, ciò può anche rafforzare ulteriormente la reputazione dell'azienda. 

Una delle principali agenzie di PR, la FAKTENKONTOR di Amburgo, si occupa da anni di questi problemi. I comunicatori e gli uffici stampa dovrebbero affrontare l'argomento ed essere consapevoli delle tre sfide comunicative principali: 

Sfida 1: la comunicazione esterna

Gli stakeholder rilevanti dell'azienda devono essere informati del nuovo sistema di whistleblower. I vantaggi dello strumento di prevenzione devono essere evidenziati in questa sede, per fugare le incertezze e i timori degli interlocutori esterni di entrare in contatto con il nuovo sistema. I comunicatori hanno anche un altro compito importante: preparare la comunicazione di crisi. Se una soffiata esplosiva con un alto potenziale di crisi viene trasmessa attraverso i canali di whistleblower, è necessario agire rapidamente in caso di dubbio. Gli uffici stampa devono definire in anticipo le questioni di crisi più importanti con rilevanza esterna e preparare dichiarazioni e comunicati stampa adeguati. Ciò consente loro di agire rapidamente e in modo strategico in caso di crisi. 

Sfida 2: comunicazione interna

I dipendenti devono avere fiducia nel nuovo sistema di whistleblower. Quali informazioni posso condividere e in quale forma? Cosa succede alle mie segnalazioni? Chi ha accesso alla mia segnalazione? Che ne è della protezione dei dati e della riservatezza? È necessario creare un'offerta informativa completa, trasparente e comprensibile. È qui che la comunicazione aziendale può svolgere un ruolo decisivo, sia per quanto riguarda il modo in cui le informazioni vengono fornite ai dipendenti, sia per quanto riguarda la mediazione tra i singoli reparti nella fase di implementazione. Deve sempre valere il principio che la comunicazione interna non è una strada a senso unico. Solo chi cerca il dialogo con i dipendenti e risponde alle loro domande e ai loro suggerimenti può fornire informazioni sostenibili e di successo. I comunicatori devono sempre tenerne conto. 

Sfida 3: Sviluppare i processi

La questione cruciale è come gestire le informazioni che arrivano attraverso il sistema. Sono necessarie responsabilità e un sistema di categorizzazione che permetta di assegnare rapidamente le informazioni e di elaborarle di conseguenza. In fondo, una gestione affidabile delle crisi è essenziale per poter reagire tempestivamente alle situazioni critiche. Se si elaborano rapidamente le informazioni, si può persino rafforzare la propria posizione. Il nocciolo della questione: le lamentele segnalate devono essere risolte il più rapidamente possibile. In questo modo è possibile passare dalla difensiva all'offensiva e riconquistare la leadership della questione. È proprio qui che gli uffici stampa e i comunicatori, in quanto esperti di reputazione, sono predestinati ad assumere competenze e a partecipare allo sviluppo del processo di gestione delle crisi.

Chi riesce a superare questi ostacoli comunicativi può affrontare con fiducia l'obbligo di attuazione. La preparazione della comunicazione di crisi e lo sviluppo dell'offerta di informazioni e dei processi di gestione delle crisi sono le sfide centrali per la comunicazione aziendale - compiti che dovrebbero essere affrontati ora. Un sistema di whistleblower può quindi diventare rapidamente un fattore di successo per la gestione della reputazione di un'azienda.