Quali errori vengono commessi?
Il primo errore viene commesso ancor prima che il whistleblower arrivi: Non esiste un punto di contatto ufficiale per i whistleblower nell'azienda interessata. Secondo errore: La segnalazione finisce nelle mani sbagliate, per cui non viene trattata affatto, oppure viene trattata troppo lentamente perché nessuno si sente obbligato a farlo, o ancora viene trattenuta. Se il caso viene comunque trattato e vengono avviate misure di follow-up, mancano soprattutto processi definiti e la conoscenza di come il caso debba essere trattato. Di conseguenza, scadenze importanti e misure necessarie non vengono rispettate e attuate.
Cosa si può fare per evitare gli errori?
I sistemi di whistleblower come HINTBOX esistono proprio per evitare questi errori e problemi. Tali sistemi sono progettati per automatizzare e digitalizzare il più possibile il processo di gestione dei casi. Ciò consente all'azienda di concentrarsi sull'essenziale per eliminare il problema e creare un clima positivo in azienda.
Come vengono trattate le segnalazioni degli informatori?
Dopo che si è verificato il primo evento, la ricezione di un nuovo suggerimento, questo deve arrivare alla persona giusta. A questo scopo, all'interno dell'azienda vengono designate una o più persone. Di norma, si tratta del cosiddetto compliance manager. Allo stesso modo, secondo l'UE, i compiti possono essere svolti, ad esempio, dalla direzione delle risorse umane, dal consulente legale interno, dal direttore finanziario, dal membro del consiglio di amministrazione, dall'amministratore delegato o da un ombudsman esterno.
Se l'avviso arriva tramite HINTBOX, il Compliance Manager ne riceve notifica.
Con l'HINTBOX è possibile evitare gli errori sopra menzionati. L'avviso viene ricevuto, è direttamente recuperabile in formato digitale e viene elaborato solo dalle persone autorizzate. Il secondo errore, tuttavia, non è ancora stato completamente eliminato. Grazie all'Hintbox, gli avvisi che vengono elaborati troppo lentamente appartengono al passato. Con l'aiuto della prioritizzazione dei casi
e l'attuazione conforme delle scadenze e dei flussi di processo specificati dalla Direttiva UE sugli informatori, il caso viene trattato in modo tempestivo e l'informatore viene informato dei progressi.
In molti casi, sono necessarie ulteriori informazioni sull'informatore, in modo che il responsabile della compliance e l'informatore abbiano la possibilità di comunicare tra loro.
Che cosa significa quando un indizio viene completato con successo?
Senza alcun dubbio, HINTBOX è in grado di garantire i processi necessari per gestire con successo le segnalazioni degli informatori. Questo lo rende un software sicuro per evitare con successo danni alla reputazione e per portare alla luce i problemi dell'azienda.
La reputazione di un'azienda è un bene molto prezioso e al giorno d'oggi, grazie alla digitalizzazione, non va assolutamente disprezzata.
Quali misure potete attuare immediatamente?
- Che cosa deve succedere con le piste? Trovare una persona fidata che assuma il ruolo di Compliance Manager.
- Qual è il passo successivo? Definire come gestire i suggerimenti ricevuti per posta, telefono, internamente o in altro modo.
- Sensibilizzare i dipendenti. In particolare, quando le informazioni vengono ricevute per posta, la segreteria deve agire di conseguenza, rivolgendosi al responsabile della compliance e trasmettendo le informazioni.
Con HINTBOX avete un sistema che raccoglie tutti i casi e previene il caos. I processi predefiniti e le possibili azioni di follow-up diventano un gioco da ragazzi con HINTBOX. Dimostrate il vostro coraggio e affrontate le sfide della direttiva UE sugli informatori. I whistleblower non vogliono finire nella vostra zuppa. Pertanto, vedete l'introduzione di un sistema di whistleblower come un'opportunità per scoprire precocemente le lamentele all'interno della vostra azienda e prevenire possibili danni alla vostra azienda.
Se avete ulteriori domande sul nostro sistema di segnalazione, sulla direttiva UE sugli informatori o sul corretto processo di gestione dei casi, non esitate a contattarci senza impegno e gratuitamente. Seguiteci anche su LinkedIn per non perdere nessuna novità.
