Funzioni di reporting complete per gli stakeholder aziendali
Un sistema di whistleblower digitale consente non solo ai dipendenti di segnalare informazioni sulle violazioni, ma anche ai fornitori o ai partner commerciali. Questo perché il sistema di whistleblower è liberamente accessibile tramite un sito web. Questo può essere un altro fattore di fiducia in un sistema di gestione della conformità (CMS) funzionante. Indipendentemente da ciò, la nostra tecnologia Hintbox consente l'accesso al sistema di whistleblower digitale solo ai dipendenti di un'azienda, se l'azienda o l'autorità lo desiderano.
Dialogo anonimo
La soglia di inibizione per i dipendenti o i terzi a segnalare violazioni con la propria identità è spesso molto alta. Questo può scoraggiare molti informatori dal fare segnalazioni. Di conseguenza, l'azienda potrebbe non avere la possibilità di adottare misure adeguate per prevenire o ridurre al minimo i danni. Hintbox consente inoltre agli informatori di presentare segnalazioni in forma anonima, come richiesto dalla legge sulla protezione degli informatori. Inoltre, i responsabili del caso possono anche comunicare con l'informatore anonimo. Ad esempio, possono chiedere informazioni più specifiche o documenti aggiuntivi.
Salvaguardia della sicurezza e della riservatezza
La sicurezza informatica tecnica e organizzativa per garantire la riservatezza svolge un ruolo cruciale nei sistemi di whistleblower digitali. La direttiva UE sugli informatori stabilisce che i canali di segnalazione devono essere progettati e gestiti in modo tale da mantenere la riservatezza dell'identità dell'informatore e dei terzi menzionati nella segnalazione e da impedire l'accesso ai dipendenti non autorizzati. Grazie a moderni metodi di crittografia, autenticazioni sicure a due fattori e un numero limitato di dipendenti autorizzati (concetti di autorizzazione chiara e limitata), questi requisiti sono implementati in Hintbox.
Funzioni di gestione automatica delle scadenze
La gestione dei casi di Hintbox include il controllo automatico delle scadenze. Ciò significa che le scadenze specificate nella direttiva UE sugli informatori possono essere rispettate senza problemi. Il responsabile del caso è costantemente informato sui tempi e sulle scadenze, in modo da poter attuare le misure appropriate in tempo.
Funzioni di supporto al caso con fasi di elaborazione
La direttiva UE sugli informatori non solo richiede alle aziende con 50 o più dipendenti di implementare canali interni di segnalazione, ma anche di stabilire procedure di follow-up. Tali azioni di follow-up possono includere, ad esempio, la revisione delle segnalazioni, le indagini interne o le inchieste. Utilizzando le funzioni di gestione dei casi di Hintbox, è possibile memorizzare questi processi per le azioni di follow-up. Il responsabile della compliance e tutte le altre persone coinvolte possono utilizzare questa documentazione di processo per elaborare i casi in modo strutturato.
Conformità alla protezione dei dati
In particolare, i sistemi digitali di whistleblowing come Hintbox offrono un'opzione efficace e le funzioni necessarie per l'attuazione della legge sulla protezione dei dati. La soluzione del contenitore esterno consente l'accesso solo alle persone autorizzate. Ciò consente l'effettiva attuazione dei concetti di autorizzazione previsti dalla legge sulla protezione dei dati. Inoltre, i dati possono essere cancellati da Hintbox - dopo vari processi di sicurezza. Ciò consente l'implementazione dei concetti di cancellazione legati alla protezione dei dati.
Opzione di utilizzo semplice per l'utente
I sistemi di whistleblower digitali devono essere progettati per essere di facile utilizzo. Questo è l'unico modo per garantire che tali sistemi di whistleblower siano accettati con fiducia e offrano quindi un valore aggiunto per l'azienda. Inoltre, è importante che i whistleblower siano adeguatamente informati sulle conseguenze legali ed effettive della loro segnalazione prima di inviarla. Ad esempio, le aziende possono informare i loro informatori nella Hintbox che devono avere sufficienti motivi per credere che le loro segnalazioni siano vere.
