I punti più importanti in sintesi

• Nel giugno 2021 la Commissione europea ha pubblicato una guida interpretativa sulla direttiva UE sugli informatori. Secondo questa guida, le filiali di gruppi di aziende con 250 o più dipendenti devono, in linea di principio, disporre di propri canali di segnalazione interna e di risorse per l'elaborazione dei casi.
• Le soluzioni flessibili si applicano, a determinate condizioni, alle filiali con 50-249 dipendenti.
• Grazie alla funzionalità multi-client di Hintbox, le società madri e le filiali possono soddisfare questi requisiti fornendo i propri canali di segnalazione interna per il sistema di whistleblowing. È inoltre possibile limitare e controllare i diritti di accesso dei dipendenti per l'elaborazione dei casi.

Quali sono stati i commenti della Commissione europea?

La Commissione europea ha emesso pareri in due lettere il 2 giugno 2021 e il 29 giugno 2021 sull'interpretazione delle strutture del sistema di whistleblower nei gruppi e nelle entità aziendali. I due pareri riguardano l'interpretazione della Direttiva UE 2019/1937 sugli informatori, che deve essere recepita nel diritto nazionale entro il 17 dicembre 2021.

Secondo le lettere della Commissione UE, diverse aziende danesi e di altri Paesi europei hanno contattato la Commissione o il gruppo di esperti della Commissione per la direttiva sugli informatori e hanno espresso le loro preoccupazioni sulla decentralizzazione dei sistemi di whistleblowing nei gruppi aziendali. Le grandi aziende e i gruppi di aziende hanno spesso una struttura di compliance centralizzata. Le filiali dei gruppi aziendali attingono alle competenze e alle risorse umane delle società madri.

Nei suoi due pareri, la Commissione ha affermato che l'art. 8(3) della direttiva Whistleblower non lascia spazio a interpretazioni. 8(3) della direttiva Whistleblower non lascia spazio a interpretazioni. In base ad esso, ogni persona giuridica di diritto privato con 50 o più dipendenti deve istituire canali interni di segnalazione, nonché procedure per le segnalazioni interne e per le misure di follow-up. Secondo il gruppo di esperti della Commissione, ciò vale anche per le persone giuridiche appartenenti a un gruppo di società. Qualsiasi altra interpretazione sarebbe contra legem.

La Commissione conclude che sia la società madre che ogni filiale (con 50 o più dipendenti) devono implementare il proprio sistema di whistleblower.

Soluzioni flessibili per le medie imprese

La Commissione UE fa riferimento all'art. 8 (6) della Direttiva UE sugli informatori. In base a questo articolo, le persone giuridiche del settore privato con un numero di dipendenti compreso tra 50 e 249 possono condividere le risorse per la ricezione delle segnalazioni e per le indagini che possono essere svolte.

Tuttavia, la media impresa sarebbe comunque responsabile della segnalazione, del mantenimento della riservatezza e dell'attuazione di misure di follow-up. Secondo la Commissione, è compatibile con la Direttiva Whistleblower che una filiale utilizzi le risorse di un dipartimento centrale di compliance di una società madre se la filiale ha da 50 a 249 dipendenti e se la filiale fornisce i propri canali di segnalazione per le segnalazioni.

Inoltre, il whistleblower deve essere informato del fatto che il dipartimento centrale di compliance (ad esempio, il Compliance Officer di Gruppo) sta accedendo alla segnalazione. Inoltre, il whistleblower deve avere il diritto di opporsi all'accesso centrale e può chiedere che la segnalazione venga elaborata esclusivamente dalla filiale. La filiale deve anche fornire un feedback, tra le altre cose.

Implementazione di un sistema di whistleblower dedicato da parte delle principali filiali

Secondo la dichiarazione, le filiali con più di 249 dipendenti devono stabilire i propri canali interni di segnalazione. Lo stesso vale anche per le risorse corrispondenti per l'elaborazione delle segnalazioni di violazioni della conformità.

Implementare questi requisiti anche con la funzionalità multiclient.

Indipendentemente dagli ulteriori sviluppi delle leggi nazionali sulla protezione degli informatori, compresa la questione di un sistema di whistleblowing centralizzato, decentralizzato o ibrido all'interno di un gruppo aziendale, tutti i requisiti possono essere implementati rapidamente e facilmente con Hintbox. Grazie alla capacità multi-client del nostro sistema di whistleblowing digitale, sia la società madre che le filiali possono offrire i propri canali di segnalazione interna.

Alla base della funzionalità multi-client c'è un concetto di separazione tecnica e di autorizzazione. Ciò consente di controllare e gestire l'accesso individuale di persone/reparti ai casi di società diverse. Solo i responsabili della conformità hanno quindi accesso ai casi delle loro filiali attraverso il dashboard di Hintbox.

Inoltre, tutti i requisiti della Commissione relativi alle informazioni da fornire all'informatore possono essere facilmente implementati con Hintbox. Tutti i testi legali e gli avvisi sulla protezione dei dati possono essere personalizzati individualmente e con estrema facilità.