Rapida implementazione del sistema

Il sistema di denuncia digitale viene fornito online tramite Internet e/o l'intranet aziendale.  

L'azienda può quindi avviare immediatamente le misure necessarie per prevenire il danno o, se la violazione è già stata commessa, per ridurre al minimo il danno economico. Inoltre, l'azienda può evitare di danneggiare la propria reputazione - importante nel mondo degli affari - o la propria immagine. 

Requisiti per un sistema di whistleblowing

I sistemi digitali di whistleblowing devono soddisfare un'ampia gamma di requisiti legali, tecnici e organizzativi:

La direttiva stabilisce innanzitutto che il trattamento dei dati personali elaborati in un sistema di whistleblower digitale deve essere effettuato in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati ("GDPR"). In questo contesto, devono essere rispettate, tra l'altro, anche le specifiche della Conferenza delle autorità indipendenti per la protezione dei dati del governo federale e degli Stati federali sui sistemi di whistleblower. L'attuazione dei principi di legalità, dei diritti degli interessati, dei requisiti di documentazione e delle misure tecniche e organizzative sono una componente essenziale di un corretto sistema di whistleblower digitale. In questo contesto, deve essere garantita anche la riservatezza dell'identità del whistleblower e dei terzi citati in una segnalazione, soprattutto dal punto di vista tecnico e organizzativo. Le persone non autorizzate non devono poter accedere a queste informazioni. Inoltre, le segnalazioni devono poter essere inviate in forma anonima, vale a dire che non deve essere possibile identificare l'informatore.

In particolare, la completezza e l'integrità delle informazioni devono essere garantite anche dal punto di vista tecnico. Allo stesso modo, tutte le segnalazioni devono essere documentate in conformità alla legge sulla protezione dei dati e agli obblighi di riservatezza previsti dalla direttiva. L'implementazione di specifiche e concetti di cancellazione dei dati personali costituisce una funzionalità essenziale di un sistema di whistleblower conforme alla legge. I dati che non sono evidentemente rilevanti per l'elaborazione di una specifica segnalazione o che non sono più necessari allo scopo devono sempre essere cancellati, a meno che altre circostanze ammissibili non giustifichino l'ulteriore conservazione o elaborazione dei dati.

Un sistema di whistleblower digitale dovrebbe anche supportare l'azienda nell'implementazione di ulteriori misure di conformità o - come afferma la direttiva - "misure di follow-up" dopo il ricevimento della segnalazione e accompagnare questi processi in modo strutturato. La direttiva non richiede solo l'implementazione di un sistema di whistleblower, ma anche l'istituzione di procedure per le segnalazioni interne e per le misure di follow-up. Per "follow-up", la direttiva intende le misure adottate dall'azienda per verificare la validità delle accuse formulate nella segnalazione e le indagini interne, le investigazioni, le azioni penali o la conclusione del procedimento.

L'HINTBOX implementa tutti i requisiti legali, tecnici e organizzativi per un sistema di whistleblower digitale. Il nostro HINTBOX può proteggere la vostra azienda dai danni. 

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