L'Hintbox e le sue caratteristiche
Il nostro canale di segnalazione digitale non solo protegge le aziende e le organizzazioni dai danni economici e dalla perdita di reputazione, ma preserva anche l'anonimato dei whistleblower. Di seguito troverete ulteriori approfondimenti sulle caratteristiche e le funzioni, i vantaggi e ulteriori informazioni sul nostro sistema di segnalazione digitale, Hintbox.
Acquistate subito Hintbox o prenotate una demo e sarete coperti per l'inizio della polizza!
Ordinate oggi stesso il vostro Hintbox e noi ci occuperemo del resto. Riceverete il vostro sistema di whistleblower digitale in pochi secondi e in tempo per l'inizio della direttiva. Così sarete ben preparati per l'attuazione della direttiva sugli informatori.
Tutte le funzioni in dettaglio
Ricevere rapporti anonimi e personalizzati
Con l'aiuto del modulo di denuncia, è possibile ricevere segnalazioni in modo semplice e riservato. Le segnalazioni possono essere inviate senza problemi anche tramite smartphone o tablet, perché il nostro sistema di segnalazione digitale è ottimizzato per l'invio di suggerimenti da dispositivi mobili.
Utenti illimitati
Potete aggiungere un numero illimitato di membri del team e di utenti al vostro sistema di whistleblower digitale. Non c'è alcun limite da parte nostra.
Anonimizzazione delle informazioni sui casi
Grazie alla pseudonimizzazione e alla completa anonimizzazione dei rapporti (secondo il principio del doppio controllo), è possibile condividere le informazioni sul caso in modo confidenziale e sicuro con altre persone senza dover rivelare i dati personali.
Inoltre, la completa anonimizzazione consente di archiviare i rapporti oltre il periodo di cancellazione.
Gestione dei casi
Il sistema di triage integrato valuta i casi in arrivo e li classifica automaticamente. I responsabili della conformità e i gestori dei casi all'interno dell'azienda possono modificare lo stato della segnalazione o della persona che la gestisce.
Il cruscotto del sistema digitale per whistleblower fornisce una panoramica dei casi aperti e del loro stato.
Supporto per i casi con le fasi di lavorazione
Il nostro sistema digitale di whistleblowing supporta i responsabili della compliance e i gestori dei casi nell'organizzazione delle fasi successive e memorizza lo storico delle interazioni precedenti. Ciò consente un'elaborazione fluida e omogenea dei casi in tutta l'azienda.
Se lo desidera, l'incaricato del trattamento può informare il segnalante sullo stato del trattamento e sulle misure già adottate con un semplice clic nel sistema digitale di whistleblower.
Gestione delle scadenze
Con Hintbox come sistema digitale per whistleblower, non mancherete di rispettare le scadenze nell'elaborazione dei casi. La direttiva UE sugli informatori prevede, tra l'altro, alcune scadenze che devono essere rispettate.
Il nostro sistema digitale di whistleblowing vi supporta attivamente nel rispetto delle scadenze, ad esempio fornendo un feedback al segnalante sullo stato di elaborazione attuale e su diverse altre scadenze.
Dialogo anonimo
Se l'informatore decide di presentare una segnalazione in forma completamente anonima, il sistema digitale di whistleblowing garantisce comunque una comunicazione sicura e anonima tra l'informatore e il responsabile della compliance dell'azienda.
Dopo aver inviato un suggerimento, vengono generati i dati di accesso per l'utente. Con questi dati, l'informatore può accedere alla sua Hintbox in qualsiasi momento, scrivere messaggi, caricare altri file o creare una nuova segnalazione.
Anonimizzazione dei messaggi in uscita
Se un gestore di casi non vuole che il suo nome completo appaia nei messaggi in uscita alla persona che fornisce le informazioni, questo non è affatto un problema. Anonimizzando i messaggi in uscita, al posto del nome reale compare semplicemente un'immagine standard del profilo e la dicitura "Persona responsabile".
Comunicazione automatizzata
Il nostro sistema digitale di whistleblowing gestisce molte parti della comunicazione tra il segnalante e l'elaboratore. Quando riceve una segnalazione, Hintbox ne conferma immediatamente la ricezione al segnalante. Il segnalante riceve immediatamente la segnalazione nella sua casella di posta elettronica anonima o come e-mail al suo indirizzo specificato.
I responsabili della conformità e i gestori dei casi hanno la possibilità, tra l'altro, di informare il whistleblower sullo stato del caso con un solo clic. Il testo è preparato dal sistema digitale per whistleblower, ma può essere personalizzato nelle impostazioni.
Personalizzazione dei testi e dell'interfaccia
Le aziende possono personalizzare il nostro sistema di denuncia digitale come desiderano. Non solo è possibile memorizzare un colore e un logo aziendale.
Inoltre, i testi legali, le e-mail di notifica e i testi possono essere modificati e personalizzati durante la creazione di un rapporto.
Esportazione in PDF dei rapporti
Se si desidera archiviare le singole segnalazioni a livello locale o inoltrare una segnalazione ad altre persone che non hanno accesso al nostro sistema di denuncia digitale, è possibile esportare le segnalazioni in formato PDF con un solo clic.
Capacità multicliente
I gruppi di aziende possono aggiungere altre filiali al sistema di segnalazione digitale. Quando inviano una segnalazione, gli informatori possono selezionare un'entità specifica a cui si riferisce la violazione segnalata. All'interno del dashboard, i responsabili della conformità possono visualizzare la società ed elaborare i casi di questa società.
Scansione antivirus e rimozione dei metadati da file o documenti caricati
I documenti e i file caricati dagli informatori saranno sottoposti a scansione alla ricerca di virus. Se un file è infetto, l'utente riceverà una notifica all'interno della notifica che indica che questo file è infetto. Durante la rimozione dei metadati, i cosiddetti punti di localizzazione e le informazioni sul dispositivo vengono controllati e quindi rimossi prima della crittografia.
Valutazioni grafiche
È possibile creare una valutazione grafica degli avvisi ricevuti in qualsiasi momento. A questo scopo potete utilizzare la nostra semplice vista della valutazione grafica, dove potete applicare ulteriori filtri e selezionare anche altre viste. Inoltre, è possibile esportare le valutazioni in formato immagine, Excel o PDF. In questo modo, avrete a portata di mano tutti gli strumenti per la vostra reportistica.
Assegnazione dei diritti di accesso
Nel sistema digitale di whistleblower, le aziende possono controllare i diritti di accesso di manager e agenti alle aziende e ai casi. Ciò consente alle aziende di specificare, ad esempio, che i responsabili locali della compliance hanno accesso solo a una specifica azienda. Allo stesso modo, le autorizzazioni possono essere assegnate in base a categorie. In questo modo, solo alcune persone possono vedere le notifiche di una determinata categoria.
Coinvolgere persone esterne nell'elaborazione dei casi
Il sistema digitale per whistleblower consente ai responsabili dei casi di invitare persone esterne a un caso specifico. Ciò significa, ad esempio, che consulenti esterni, come avvocati o responsabili della protezione dei dati, possono accedere a un caso senza dover esportare i casi separatamente dal sistema di whistleblower digitale. Inoltre, le aziende possono definire quali contenuti del rapporto il lettore può vedere e quali no (assegnazione granulare dei diritti).
Multilinguismo (30 lingue)
Il nostro sistema di segnaletica digitale è disponibile in tedesco, inglese, spagnolo, olandese, francese, italiano, polacco, russo, portoghese, rumeno, bulgaro, cinese, danese e molte altre lingue. Altre lingue possono essere facilmente aggiunte su richiesta.
Non solo il sistema digitale di whistleblower è completamente tradotto in lingue diverse, ma le aziende hanno la possibilità di personalizzare i singoli testi legali in lingue diverse.
Funzione di traduzione automatica
I responsabili della conformità possono far tradurre automaticamente le segnalazioni degli informatori nel sistema digitale di whistleblowing utilizzando la funzione di traduzione (oltre 30 lingue). Questo elimina la necessità di esportare le segnalazioni separatamente.
Chat in diretta
Per facilitare la collaborazione, è disponibile l'opzione di una chat live all'interno di una notifica. In questo modo, la comunicazione può avvenire completamente in Hintbox e tutti i responsabili di un caso possono seguirla ed essere aggiornati.
Distribuzione dinamica dei compiti
Con la distribuzione dinamica dei compiti, i compiti possono essere creati all'interno di una nota e dotati di un agente e di una data di scadenza. Per segnalare il completamento dell'attività, è possibile spuntarla. In questo modo è molto più facile gestire un caso con più persone, poiché è possibile creare e assegnare pacchetti di compiti.
Ricevere suggerimenti via telefono bot nella hintbox (opzionale)
Configuriamo un phonebot personale che è a disposizione dei vostri informatori in qualsiasi momento per ricevere i suggerimenti per telefono. Il phonebot è collegato alla vostra hintbox, quindi tutte le soffiate ricevute sono disponibili nella hintbox per l'elaborazione e la documentazione.
Ricevere suggerimenti via e-mail nella Hintbox (disponibile come opzione)
Configuriamo un indirizzo e-mail collegato alla vostra Hintbox. In questo modo, anche i vostri informatori possono inviare suggerimenti via e-mail, pronti per essere elaborati e documentati dal vostro responsabile della conformità.
Autenticazione a 2 fattori
Con l'autenticazione a due fattori, potete proteggere ulteriormente il vostro account con il sistema di denuncia digitale. Al momento dell'accesso, viene inviato un codice univoco al vostro indirizzo e-mail, che potrete utilizzare per confermare l'accesso. Ciò significa che il vostro account è sicuro, anche se gli aggressori hanno ottenuto i vostri dati di accesso.
L'autenticazione a due fattori entra in vigore anche per le azioni di modifica critiche all'interno dell'account, come la modifica dell'indirizzo e-mail o della password.
Sicurezza della revisione
Tutte le fasi di elaborazione del responsabile della conformità sono registrate nel sistema digitale di whistleblower a prova di audit. Ciò garantisce che le modifiche e le fasi di elaborazione del caso siano a prova di audit e tracciabili in un indice.
Crittografia end-to-end
Tutti i dati e tutte le comunicazioni tra l'informatore e il responsabile della compliance sono completamente criptati end-to-end attraverso il sistema digitale di whistleblowing. Questo è l'unico modo per garantire la riservatezza ed escludere la possibilità che persone non autorizzate possano accedere alla segnalazione.
Conformità al GDPR e alla sicurezza
Il nostro sistema di whistleblowing digitale offre alle aziende e alle autorità pubbliche il massimo livello di protezione dei dati. Inoltre, le informazioni sono protette in modo completo dal nostro sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS) certificato ISO 27001.
Hosting certificato ISO 27001 in Germania
Le istanze dei nostri clienti sono inoltre ospitate esclusivamente in un centro dati tedesco e certificato ISO 27001. Poiché la protezione dei dati è importante per noi, ogni cliente riceve il proprio sistema di whistleblower digitale indipendente e i dati vengono archiviati ed elaborati separatamente per ogni cliente.
Forma dinamica
Configurate voi stessi il modulo di denuncia secondo i vostri desideri e le vostre specifiche. Con il nostro modulo dinamico, potete personalizzare il modulo senza bisogno di codici. Questo vi permette anche di creare moduli diversi. Ad esempio, questo vi consente di conformarvi non solo alla direttiva UE sugli informatori, ma anche alla legge sulla catena di fornitura.
Hintbox per diversi gruppi target
Con l'entrata in vigore della Direttiva UE sugli informatori (2019/1937), dal 17 dicembre 2021 sarà obbligatorio un sistema di whistleblower nelle aziende con 50 o più dipendenti e in tutte le persone giuridiche di diritto pubblico. Pertanto, un sistema di whistleblower digitale è di grande interesse e importanza per gli amministratori delegati, i membri del consiglio di amministrazione, gli specialisti IT, i responsabili della protezione dei dati, gli avvocati e un'ampia gamma di altri gruppi professionali.
Ma un sistema di whistleblowing digitale è conforme alla legge solo se sono soddisfatti tutti i requisiti legali. In termini di protezione dei dati e sicurezza informatica, nel nostro sistema di whistleblower digitale implementiamo gli standard più elevati che vanno oltre i requisiti legali: L'archiviazione isolata dei dati, la crittografia multipla dei dati, l'autenticazione a due fattori al momento del login e la rimozione dei metadati sono alcune delle caratteristiche di sicurezza del nostro sistema di whistleblower digitale.
Garantendo le suddette funzioni di sicurezza, si crea una base sicura per tutti gli utenti.
Funzioni importanti di Hintbox per dirigenti e manager: Conformità e usabilità dei canali di segnalazione
Al giorno d'oggi non c'è quasi più modo di non concentrarsi completamente sul cliente quando si sviluppano prodotti e si offrono servizi: che si tratti di clienti B2B o B2C è irrilevante. I prodotti personalizzati che sono altamente utilizzabili dal punto di vista del cliente si vendono meglio. Gli amministratori delegati e gli altri manager chiave delle aziende lo attuano quotidianamente nella loro gestione aziendale.
Al momento dell'acquisto di un sistema di whistleblowing digitale, l'usabilità svolge quindi un ruolo importante per gli amministratori delegati e i responsabili di reparto: Il sistema di whistleblowing digitale soddisfa tutte le esigenze importanti di dipendenti, fornitori, partner commerciali e clienti? È strutturato in modo chiaro e facile da usare?
Il nostro sistema di whistleblowing digitale soddisfa tutti i requisiti di un'interfaccia facile da usare, con un cruscotto chiaro e funzioni chiare. Il sistema digitale per whistleblower è facile da usare per il responsabile della compliance, che può vedere immediatamente tutti i nuovi casi in corso di elaborazione e quelli chiusi, compresa la data di scadenza. Ciò significa che non si possono più perdere le scadenze. Allo stesso tempo, il responsabile della conformità può gestire i casi in modo rapido e semplice attraverso la gestione integrata dei casi e dei rapporti del sistema di whistleblowing digitale.
Per i dipendenti, i fornitori, i partner commerciali e i clienti è disponibile un modulo conforme alla politica, facile da compilare, per l'invio di avvisi.
Allo stesso tempo, il sistema di whistleblower digitale è pienamente conforme alla protezione dei dati e soddisfa tutti i requisiti legali.
Hintbox: Anonimato e quantità di canali di segnalazione per dipendenti, fornitori, partner commerciali e clienti.
L'anonimato del sistema di whistleblower digitale è prescritto dalla legge ed è anche il criterio più rilevante dal punto di vista del dipendente o del whistleblower. Se l'anonimato è garantito, i criteri successivi sono il numero di canali di segnalazione e la loro fruibilità.
Il nostro sistema di whistleblowing digitale offre ai vostri dipendenti, fornitori, partner commerciali e clienti tre canali di segnalazione: In formato digitale, tramite il modulo di segnalazione di Hintbox, tramite una linea telefonica diretta o via e-mail. Un numero elevato di canali di segnalazione incoraggia il whistleblowing, poiché ogni canale di segnalazione presenta vantaggi specifici. Ad esempio, la notifica digitale di violazioni legali tramite il modulo di segnalazione di Hintbox consente in genere di effettuare segnalazioni in modo semplice e veloce, in totale anonimato.
Il completo anonimato è possibile anche con il nostro sistema di whistleblowing digitale nel canale di segnalazione via e-mail: In questo caso, gli indirizzi e-mail speciali per le segnalazioni sono forniti da noi e quindi dall'esterno, in modo che le aziende non possano identificare i denuncianti.
In termini di usabilità, la disponibilità della hotline telefonica è 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Un sistema di whistleblower facile da usare offre la possibilità di contattare la hotline telefonica senza barriere temporali. Nel sistema digitale di whistleblower di HINTBOX, ciò avviene tramite un bot telefonico che registra discretamente le segnalazioni.
Per quanto riguarda l'usabilità del cruscotto, l'attenzione dovrebbe essere rivolta a consentire agli informatori di scrivere una segnalazione di violazione legale direttamente con un clic dopo aver effettuato l'accesso. Nel nostro sistema digitale per whistleblower, ad esempio, ciò avviene tramite il pulsante "Invia una segnalazione" in alto a destra. Gli utenti possono quindi formulare e inviare la loro segnalazione. Il sistema digitale di whistleblower li informerà che la loro segnalazione è stata ricevuta. Attraverso la cronologia dei messaggi, è poi facile rispondere alle domande e fornire ulteriori informazioni sulla segnalazione inviata tramite una finestra di dialogo anonima.
Funzioni per i professionisti IT: cybersicurezza e armonia con altri sistemi
I professionisti IT di un'azienda, come i membri del consiglio di amministrazione, gli amministratori delegati e i dipendenti, attribuiscono un valore elevato alla facilità d'uso del sistema di whistleblower digitale. Tuttavia, la loro attenzione è rivolta soprattutto alla sicurezza informatica di un sistema di whistleblower digitale. Il nostro sistema di gestione della sicurezza delle informazioni è certificato ISO 27001. A questo proposito, Hintbox offre la crittografia dei dati personali richiesta dalla legge, in conformità all'art. 32 (1) a) del GDPR. 32 (1) a) GDPR. Tecnologie di crittografia all'avanguardia come la crittografia TLS (Transport Layer Security) e la crittografia end-to-end sono alcuni dei nostri mezzi a tal fine. L'hosting dei dati altamente sicuro tramite un data center certificato ISO/IEC 27001 in Germania rafforza la sicurezza informatica del sistema digitale di whistleblower. Per saperne di più sulla sicurezza informatica e sulla protezione dei dati, consultate questo articolo.
L'implementazione del sistema digitale di whistleblower non richiede alcuno sforzo informatico. Hintbox è una soluzione off-premise, il che significa che vi forniamo Hintbox in modo semplice, rapido e sicuro. Altre caratteristiche di Hintbox che riducono la quantità di lavoro che i professionisti IT devono svolgere sul sistema di whistleblower digitale sono:
- L'esportazione in PDF dei rapporti è integrata nelle funzioni di base del nostro software;
- comunicazione automatizzata;
- Funzionalità multicliente per aziende e gruppi commerciali con facilità di configurazione di nuove società;
- e l'assegnazione dei diritti di accesso con pochi clic.
Funzioni per i responsabili della protezione dei dati e i professionisti legali: Gestione completa dei casi
I responsabili della conformità, gli avvocati, i responsabili della protezione dei dati e altri gruppi professionali analoghi si confrontano professionalmente con le violazioni legali all'interno delle aziende. Di conseguenza, i casi da gestire sono potenzialmente numerosi; l'opzione di gestione multipla dei casi nel sistema digitale per whistleblower è quindi una funzione particolarmente importante.
Da questo punto di vista, il sistema di triage integrato nel sistema digitale per whistleblower di HINTBOX si rivela vantaggioso: I casi in arrivo vengono valutati e classificati automaticamente. Attraverso il dashboard, i casi aperti e il loro stato sono immediatamente visibili.
La nostra gestione delle scadenze e il supporto ai casi con le fasi di elaborazione sono utili per l'elaborazione dei casi. Nell'ambito delle fasi di elaborazione, tutte le interazioni precedenti vengono salvate nel sistema digitale per whistleblower, il che consente di continuare a elaborare i casi senza problemi, anche dopo un'interruzione di alcuni giorni o settimane.
Inoltre, le persone esterne, come gli avvocati, possono essere chiamate a partecipare ai casi su invito senza grandi sforzi.
Volete saperne di più sul nostro sistema di whistleblowing digitale? Allora contattateci.
Desiderate una consulenza non vincolante o maggiori informazioni su Hintbox?
Fissate allora un appuntamento con i nostri esperti o chiamate il numero 0261 988 03 700.
