Che cos'è un sistema di whistleblower?

Sebbene l'implementazione del sistema sia un obbligo legale per i soggetti interessati ai sensi della direttiva UE sugli informatori, i vantaggi derivanti dall'utilizzo di un sistema di whistleblowing sono molteplici.

Hintbox ha ottenuto la certificazione ISO-27001. Vi offriamo un sistema che vi permette di implementare facilmente i requisiti della direttiva UE sugli informatori. Il sistema si installa rapidamente e consente una gestione ottimale dei casi con un chiaro cruscotto. È disponibile un modulo separato, strutturato in modo chiaro, per la segnalazione di whistleblower. Questo può essere compilato in pochi minuti, in modo completamente anonimo.

La definizione di un sistema di whistleblower?

Ma prima sorge la seguente domanda: "Che cos'è un sistema di whistleblower?". Un sistema di whistleblower è un sistema per ottenere informazioni. Fornisce ai dipendenti di un'azienda e ai cittadini di una città, ad esempio, un canale di comunicazione riservato. In questo modo, i reati e le gravi violazioni delle norme possono essere denunciati senza rivelare l'identità del denunciante e senza il timore di gravi conseguenze. Le persone che fanno una segnalazione non devono quindi temere rappresaglie. Le ritorsioni possono includere avvertimenti, licenziamento o esclusione da una promozione.

Vantaggi di un sistema di whistleblowing digitale

La direttiva europea sugli informatori impone alle aziende e alle organizzazioni pubbliche di implementare canali interni di segnalazione: Oltre ai sistemi digitali, esistono altri canali come la lettera, l'e-mail, il telefono o direttamente il responsabile della compliance in una conversazione faccia a faccia. Ma tutti questi canali di segnalazione presentano svantaggi significativi rispetto a un sistema digitale.

Inoltre, un sistema di whistleblower offre numerosi vantaggi alle aziende e alle autorità. In definitiva, li protegge. I canali di segnalazione digitali offrono le seguenti opzioni di protezione:

• Le aziende possono seguire direttamente i suggerimenti e avviare misure di follow-up. Questo può limitare o prevenire i danni.
• Le aziende possono controllare il trattamento del caso. Diverso è il caso in cui gli informatori si rivolgano direttamente a terzi, come l'ufficio del pubblico ministero. Gli informatori che non dispongono di un canale di segnalazione interno possono essere tentati di farlo.
• I sistemi digitali di whistleblowing offrono un effetto di marketing positivo. I dipendenti e i fornitori riconoscono che l'azienda prende sul serio la compliance.
• Accettazione positiva da parte dei dipendenti.

Sistema di whistleblower: scopo ed effetti

La misura in cui il sistema può promuovere diverse aree aziendali e molteplici obiettivi aziendali può essere dedotta dallo scopo del sistema: In un sistema digitale, i dipendenti possono segnalare le violazioni legali dell'azienda in modo anonimo. Non devono temere ritorsioni a causa dell'anonimato.

L'intento principale della nuova direttiva UE, ovvero incoraggiare la segnalazione di violazioni legali all'interno dell'azienda, porta a diversi effetti collaterali positivi. Questi portano ai vertici delle aziende e del settore pubblico. C'è una cultura più aperta della comunicazione e dell'incoraggiamento dei dipendenti a denunciare. Inoltre, la necessità di strumenti di whistleblowing apre diverse opportunità di espansione del panorama informatico aziendale. Si creano anche nuove partnership nel settore della compliance.

I sistemi digitali nelle aziende ottengono un totale di quattro effetti collaterali positivi:

• Promuovere la crescita dell'azienda
• Ottimizzazione della soddisfazione dei dipendenti e dell'atmosfera lavorativa in generale
• Espansione e miglioramento del panorama IT esistente in azienda
• Stabilire una partnership con aziende e individui del settore della compliance

Gli amministratori delegati influenzano positivamente la crescita dell'azienda con il software di whistleblower digitale: le violazioni legali possono essere rapidamente identificate, segnalate e punite. In questo modo si previene una minaccia per l'esistenza dell'azienda. Inoltre, protegge da sanzioni finanziarie come punizione per violazioni legali che passano inosservate per anni. Si evitano anche danni all'immagine dell'azienda. La reputazione è un bene importante per le aziende.

Data l'elevata propensione al whistleblowing sul posto di lavoro, si può ipotizzare che l'introduzione di un sistema di whistleblowing contribuisca a una maggiore individuazione delle violazioni legali nelle aziende. Ciò si traduce in una punizione di tali violazioni e quindi in una riduzione dei fattori di disturbo per la crescita aziendale.

Potenziale di ottimizzazione della soddisfazione dei dipendenti e del clima lavorativo in generale

L'utilizzo del sistema di whistleblowing di Hintbox offre agli informatori: non solo la possibilità di segnalare in modo anonimo le violazioni legali. Anche i suggerimenti per il miglioramento possono essere depositati in Hintbox. I dipendenti più introversi hanno così la possibilità di contribuire con proposte di miglioramento e idee sotto la protezione dell'anonimato.

I suggerimenti per il miglioramento possono portare a un'ottimizzazione dei processi operativi, che è un altro fattore che influenza la crescita dell'azienda. Soprattutto, la semplice introduzione di suggerimenti di miglioramento favorisce l'atmosfera lavorativa e la soddisfazione dei dipendenti: Da un punto di vista psicologico, la possibilità di contribuire all'azienda è una componente significativa dell'autorealizzazione professionale dei dipendenti.

Oltre a segnalare violazioni di legge e a contribuire con le proprie idee, è possibile segnalare casi di mobbing contro i dipendenti attraverso un sistema digitale. La segnalazione anonima e la successiva lotta ai casi di mobbing in azienda attraverso uno strumento di whistleblowing è un ulteriore valore aggiunto per il miglioramento del clima lavorativo.

Espansione e miglioramento del panorama IT: Hintbox come soluzione SaaS innovativa, facile da usare e armonizzante

Il nostro sistema di whistleblower digitale è certificato ISO 27001. È inoltre conforme alla DSGVO. I concetti di autorizzazione e cancellazione consentono di attuare i complessi requisiti della legge sulla protezione dei dati.

Anche un canale di reporting interno deve rispettare la separazione dei dati. L'archiviazione di più clienti e anche di clienti dovrebbe essere sempre separata l'una dall'altra. In caso contrario, si corrono notevoli rischi in caso di raid all'alba o di sequestro. Con Hintbox, questi requisiti sono implementati in modo sicuro.

In qualità di fornitore, ci assicuriamo che Hintbox si armonizzi bene con i sistemi esistenti. Questo rende più facile per i responsabili IT implementare il nuovo software nel panorama IT esistente della loro azienda. Le interfacce con i sistemi esistenti vengono create da noi, garantendo una configurazione dell'interfaccia utente orientata all'utente.

Potenziali partnership nel settore della compliance

Per le persone che lavorano nel settore della compliance, c'è la prospettiva di collaborare con noi come fornitore. Professioni come quelle del compliance manager, dell'avvocato, del consulente legale e simili si trovano sempre più spesso a dover affrontare i requisiti della direttiva europea sugli informatori. Esiste la possibilità di collaborare con noi come fornitore.

Ad esempio, se un cliente è alla ricerca di un sistema di whistleblower, potete fare riferimento a Hintbox e guadagnare una commissione. Allo stesso modo, siamo felici di fornire il nostro supporto a persone dell'area compliance, ad esempio per chiarire le ambiguità legali relative ai sistemi di whistleblower.

Hintbox - sistema di whistleblowing con i più alti standard di privacy e sicurezza

Il fatto che uno strumento digitale per il whistleblower riesca a ottenere i benefici descritti dipende dalla qualità del sistema di whistleblowing. I singoli fornitori differiscono in modo significativo sotto questo aspetto. In Italia, ad esempio, è stato segnalato un caso di sistema di whistleblower senza trasmissione criptata dei dati. Il risultato è stato una multa di 40.000 euro contro l'Aeroporto di Bologna. A quanto pare, l'aeroporto aveva un fornitore che non soddisfaceva nemmeno lontanamente i requisiti minimi per un sistema di whistleblower.

Questi aspetti costituiscono la base per un sistema sicuro in grado di apportare i vantaggi citati. Le funzioni aggiuntive del nostro sistema di whistleblower consentono di accedere a un ulteriore valore aggiunto: Ciò include in particolare la personalizzazione del sistema e la sua integrazione nel vostro panorama informatico. La gestione delle scadenze, il supporto dei casi attraverso le fasi di elaborazione e la capacità multi-client dei sistemi consentono un'elaborazione tempestiva e flessibile delle segnalazioni nella vostra azienda.

I possibili canali di segnalazione interna hanno un effetto positivo sulla disponibilità dei dipendenti a comunicare. Oltre al sistema, è possibile includere le opzioni prenotabili di una hotline telefonica e di un canale di segnalazione via e-mail.

In conformità alla direttiva UE sugli informatori e al GDPR, il sistema di whistleblowing Hintbox è la scelta ideale e sicura per voi, la vostra azienda e/o il vostro settore. Con esso, massimizzate i vantaggi di un sistema di whistleblower.